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Cómo rellenar un formulario PDF (a mano o automáticamente)
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Respuesta corta: si el PDF tiene campos de formulario, ábrelo con Acrobat Reader, Vista Previa en Mac, o Chrome o Edge, haz clic en cada campo, escribe y guarda el archivo (en el navegador, usa su botón de descargar o guardar para que los datos se queden en el archivo). Si no tiene campos, usa Rellenar y firmar de Acrobat Reader para escribir encima de la página. Para rellenar el mismo formulario muchas veces con datos distintos, hazlo de forma automática con una API.
Tienes una plantilla en PDF con campos (un contrato, una solicitud, una ficha de cliente) y cada vez que necesitas una copia con datos distintos, el proceso es siempre el mismo: abrirla en Acrobat, escribir a mano en cada campo, guardar, repetir. Si generas una copia por cliente, por pedido o por inscripción, ese trabajo mecánico se come el día.
Pasa sobre todo en casos como estos:
- Un contrato que envías a cada cliente nuevo con su nombre, DNI e importe.
- Una solicitud o formulario interno que se rellena con los datos de cada pedido.
- Una ficha de proveedor o de empleado que es igual salvo un puñado de campos.
- Un certificado o justificante que se genera uno por persona.
En todos estos casos la plantilla no cambia, solo los datos. Eso es justo lo que hace Rellenar formulario PDF: le mandas la plantilla y los datos, y te devuelve el PDF ya relleno.
Rellenarlo a mano
- El PDF tiene campos: ábrelo con Acrobat Reader, Vista Previa en Mac, Chrome o Edge, haz clic en cada casilla y escribe. Después guárdalo: en Acrobat Reader y Vista Previa con Archivo → Guardar, en Chrome o Edge con el botón de descargar o guardar del visor de PDF.
- No tiene campos (un formulario escaneado o plano): en Acrobat Reader, usa Rellenar y firmar para poner texto en cualquier parte de la página. En Mac, Vista Previa hace lo mismo con Herramientas → Anotar → Texto.
- Sale "Please wait..." y no se abre: es un tipo especial de formulario de Adobe (XFA) que solo funciona en Acrobat Reader. Ábrelo ahí.
Hacerlo a mano es perfecto para un formulario. Cuando el mismo formulario hay que rellenarlo una y otra vez con datos de una hoja de cálculo, un formulario web o un CRM, ahí es donde compensa automatizarlo.
Primero, averigua qué campos tiene la plantilla
Si no has creado tú la plantilla (o la creaste hace tiempo y no recuerdas los nombres exactos de cada campo), no hace falta abrirla para comprobarlo. Manda el PDF sin el parámetro data (o con inspect=true) y la herramienta responde con fields: la lista completa de campos que tiene el formulario, con su tipo.
Este paso de inspección es el que te da los nombres exactos que luego vas a usar para rellenar, así que conviene hacerlo siempre primero con una plantilla nueva.
Rellena cada copia con datos distintos
Con los nombres de campo ya claros, vuelve a mandar el PDF, esta vez con un objeto data con los valores. Basta con incluir data (aunque sea un objeto vacío {}) para que la herramienta cambie a modo relleno.
No todos los campos se rellenan igual:
- text: cualquier texto.
- checkbox:
trueofalse. - radio, dropdown y list: uno de los valores de
options(los ves en el paso de inspección). - button y signature: estos no se pueden rellenar por API. Si la plantilla los tiene, se quedan como están.
La entrada admite dos formas: la plantilla PDF a pelo (application/pdf) con los datos como JSON codificado en la URL en el parámetro data, o un JSON con { file, data, flatten, inspect }.
Si te equivocas en el nombre de un campo, la llamada no se rompe
Es fácil escribir mal un nombre de campo, sobre todo si la plantilla tiene decenas de ellos. Si mandas un campo que no existe en el PDF, la llamada no falla: ese aviso va a un array warnings en la respuesta (o a la cabecera X-Warnings con el número de avisos, si pides el PDF en binario). Así puedes revisar qué se quedó sin rellenar sin tener que adivinarlo abriendo el archivo.
Qué formato de salida usar
Por defecto la herramienta devuelve el PDF ya relleno en binario, listo para guardar o adjuntar. Si prefieres trabajar con JSON (por ejemplo, para encadenarlo a otro paso de un flujo), añade output=json y te llega { pdf, warnings, meta } con el PDF en base64.
Cada llamada, tanto para inspeccionar como para rellenar, cuesta 1 crédito.
Preguntas frecuentes
¿Cómo guardo un formulario PDF rellenado? En Acrobat Reader o Vista Previa, con Archivo → Guardar. En Chrome o Edge, con el botón de descargar o guardar del visor de PDF; los datos que escribiste se quedan en el archivo.
¿Por qué mi PDF dice "Please wait..." y no enseña el formulario? Es un formulario XFA, un tipo de formulario hecho con programas antiguos de Adobe que solo puede abrir Acrobat Reader. Ábrelo con Acrobat Reader.
¿Puedo rellenar cualquier PDF, aunque no lo haya creado yo? Sí, siempre que tenga campos de formulario reales. No es lo mismo un PDF con campos que un PDF que solo "parece" un formulario porque tiene líneas y cuadros dibujados. Con el modo inspección lo compruebas en una llamada: si fields viene vacío, ese PDF no tiene campos rellenables por esta vía.
¿Tengo que mandar todos los campos cada vez? No. Solo los que quieras rellenar o cambiar. Los que no menciones se quedan tal cual estaban en la plantilla.
¿Puedo firmar el PDF con esta herramienta? No. Los campos de tipo botón o firma no se pueden rellenar por API.
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